คำว่า "แอดมิน" หรือ Admin ในบริบทของบริษัทส่วนใหญ่มักจะหมายถึง เจ้าหน้าที่ธุรการ ซึ่งเป็นตำแหน่งที่ทำหน้าที่เป็น "ฟันเฟือง" คอยสนับสนุนการทำงานของทุกแผนกในองค์กรให้ดำเนินไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพที่สุด
แอดมิน ทำอะไรบ้าง?
1. การจัดการเอกสารและข้อมูล
นี่คืองานหลักที่สำคัญที่สุดของแอดมิน
- จัดทำและพิมพ์เอกสาร รับผิดชอบในการพิมพ์ จัดเตรียม จัดทำ และตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารสำคัญทางธุรกิจ เช่น หนังสือภายใน บันทึกข้อความ ใบเสนอราคา หรือรายงานต่าง ๆ
- ระบบจัดเก็บ จัดเก็บเอกสารทั้งในรูปแบบกระดาษและไฟล์ดิจิทัลอย่างเป็นระบบ ระเบียบ ทำให้ง่ายต่อการค้นหาและเข้าถึง
- การคีย์ข้อมูล ป้อนข้อมูลสำคัญเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ของบริษัท (Data Entry) อย่างถูกต้องและเป็นระเบียบ
2. การติดต่อและประสานงาน
แอดมินคือผู้เชื่อมโยงระหว่างแผนกต่าง ๆ และคนภายนอก
- ประสานงานภายใน ติดต่อและส่งผ่านข้อมูล/เอกสารระหว่างแผนกในองค์กรเพื่อให้การทำงานร่วมกันเป็นไปอย่างราบรื่น
- ประสานงานภายนอก ติดต่อกับหน่วยงานภายนอก เช่น คู่ค้า ซัพพลายเออร์ หรือหน่วยงานราชการ
- จัดการประชุม จัดตารางนัดหมายและประชุม จัดเตรียมห้องประชุม อุปกรณ์ และเอกสารประกอบการประชุม
3. การบริหารจัดการสำนักงาน
แอดมินรับผิดชอบในการดูแลให้สถานที่ทำงานอยู่ในสภาพพร้อมใช้งาน
- ดูแลอุปกรณ์สำนักงาน ตรวจสอบ สั่งซื้อ และควบคุมสต็อกอุปกรณ์สำนักงาน (เครื่องเขียน, กระดาษ, หมึกพิมพ์) ให้เพียงพอ
- ดูแลทรัพย์สิน ตรวจสอบความชำรุดและประสานงานกับช่างซ่อมบำรุง หรือฝ่ายอาคาร เมื่ออุปกรณ์สำนักงาน/ครุภัณฑ์เกิดปัญหา
- จัดการสถานที่ ดูแลความเรียบร้อยของพื้นที่ส่วนกลาง เช่น ห้องครัว ต้อนรับแขก หรือผู้มาติดต่อ
4. งานสนับสนุนอื่น ๆ
แอดมินคือผู้ที่พร้อมให้ความช่วยเหลือในงานจิปาถะอื่น ๆ เพื่อแบ่งเบาภาระของฝ่ายบริหาร
- งานการเงินเบื้องต้น จัดทำเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายเล็กน้อยในสำนักงาน (เช่น ค่าน้ำ, ค่าไฟ, ค่าใช้จ่ายประจำวัน) หรือรวบรวมเอกสารการเงินเพื่อส่งต่อให้ฝ่ายบัญชี
- ช่วยงานเฉพาะกิจ ปฏิบัติงานอื่น ๆ ตามที่ผู้บริหาร หรือผู้จัดการแผนกอื่นมอบหมาย เช่น การจัดเตรียมเอกสารนำเสนอ หรือการช่วยจัดกิจกรรมภายในบริษัท