เลขาต้องทำอะไรบ้าง?

ถ้าเปรียบเทียบผู้บริหารเป็นกัปตันเรือ เลขาคือคนดูแลห้องควบคุม ที่ทำให้ทุกอย่างบนเรือเดินหน้าได้อย่างถูกต้องและราบรื่นค่ะ หน้าที่หลัก ๆ มีดังนี้

1. จัดการเวลาชีวิตเจ้านายให้ลงตัว

• ผู้ควบคุมตาราง ชีวิตการทำงานของผู้บริหารอยู่ในมือคุณ ต้องจัดการปฏิทินทั้งหมด นัดประชุม คัดกรองว่าใครควรเจอเจ้านายเมื่อไหร่
• เป็นนาฬิกาปลุก คอยเตือนและแจ้งเตือนนัดสำคัญ งานไหนต้องส่งวันนี้ งานไหนต้องเข้าประชุมแล้ว
• เป็นผู้กรอง ช่วยดูว่าในบรรดางานที่ถาโถมเข้ามา งานไหนสำคัญจริง งานไหนรอได้ ต้องจัดลำดับความสำคัญให้ถูก

2. ดูแลเอกสารและงานธุรการทั้งหมด

• มือจัดระเบียบเอกสาร จัดการเอกสารเข้า-ออกทั้งหมด ทั้งการเก็บ การค้นหา การทำลาย และการจัดไฟล์ให้เป็นระบบระเบียบสุด ๆ
• มือเตรียมประชุม ต้องเตรียมทุกอย่างก่อนประชุม ทั้งห้อง อุปกรณ์ ขนมน้ำ (ถ้ามี) ร่างวาระ และที่สำคัญคือ การจดบันทึกการประชุม ให้ถูกต้องครบถ้วน
• รับโทรศัพท์/อีเมล เป็นด่านหน้าในการคัดกรองการติดต่อสื่อสารทั้งหมดเข้าสู่ผู้บริหาร

3. เป็นนักประสานงานมือฉมังและการเดินทาง

• นักต้อนรับ ต้อนรับแขกสำคัญที่มาพบผู้บริหาร ดูแลอำนวยความสะดวกให้ทุกอย่างเรียบร้อย
• สะพานเชื่อม เป็นคนกลางในการสื่อสารระหว่างผู้บริหารกับพนักงานแผนกอื่น ๆ หรือกับคนภายนอกบริษัท

4. ช่วยเรื่องเงิน ๆ ทอง ๆ และรายงาน

• จัดการเรื่องเบิกจ่าย ดูแลและจัดทำเอกสารเบิกค่าใช้จ่ายในการทำงานของผู้บริหาร
• ช่วยทำรายงาน อาจจะต้องช่วยรวบรวมข้อมูล จัดรูปแบบ ทำกราฟ หรือทำ Presentation สวย ๆ ให้เจ้านายนำไปเสนอต่อที่ประชุม

หางานเลขา, งานเลขา